Cómo funciona
Un camino sereno y deliberado hasta el lanzamiento.
No activamos un interruptor y esperamos a ver qué pasa. Vohelio se diseña, se configura y se prueba sobre tu recepción real antes de que la escuche un solo paciente. Este es el recorrido completo, fase a fase.
Seis fases, una sola conversación continua.
Cada fase tiene un responsable claro y un cierre claro. Ves el trabajo, apruebas el alcance y mantienes el control desde la primera llamada hasta el primer mes de tráfico real.
01
Análisis
Entendemos tu clínica y tus llamadas.
02
Diseño
Definimos respuestas, tono y límites.
03
Integración
Conectamos telefonía, CRM y agenda.
04
Pruebas
Ensayamos casos reales y los apruebas.
05
Lanzamiento
Salida en directo medida y limitada.
06
Optimización
Revisamos, afinamos y ampliamos.
Stage by stage
Qué ocurre realmente en cada fase.
Abre cualquier fase para ver el detalle técnico. El resumen es para la dirección; el detalle, para quien gestiona tus sistemas.
- 01
Análisis inicial
Aprendemos cómo funciona de verdad tu recepción: las llamadas que recibes, las preguntas de los pacientes, los sistemas que usas y los momentos en los que más llamadas se pierden.
Detalle técnico
- Una sesión de trabajo estructurada mapea tus patrones de llamada, las horas punta y las preguntas administrativas que se repiten cada día.
- Inventariamos los sistemas incluidos en el alcance: telefonía o centralita, CRM y cualquier herramienta de agenda, junto con quién administra cada uno.
- Acordamos qué puede decir la recepcionista y qué no, y en qué punto cada conversación debe pasar a una persona.
- 02
Diseño y configuración
Redactamos y configuramos la recepcionista para tu clínica: las respuestas aprobadas, el tono, el comportamiento bilingüe y los límites seguros ante preguntas clínicas.
Detalle técnico
- Se redactan respuestas aprobadas para tus preguntas administrativas, se revisan contigo y se fijan para que nada se improvise.
- El comportamiento de idioma se configura para detectar a quien llama y responder en español de España o inglés natural.
- Se definen los límites de la conversación para no intentar nunca el criterio clínico y derivar las solicitudes sensibles a tu equipo.
- 03
Integración
Conectamos Vohelio a los sistemas que has aprobado, con credenciales que pertenecen a tu clínica y solo el acceso que cada tarea necesita de verdad.
Detalle técnico
- Las conexiones con telefonía, CRM y agenda se establecen con credenciales específicas de tu clínica.
- El acceso se limita al mínimo que requiere cada función, en lugar de permisos amplios o compartidos.
- Cuando no es posible una integración de agenda directa, la recepcionista crea una solicitud estructurada para que una persona la confirme.
- 04
Pruebas y aprobación
Ensayamos juntos situaciones reales, desde las preguntas rutinarias hasta los casos límite más incómodos, y das el visto bueno antes de que nada toque una línea en directo.
Detalle técnico
- Las pruebas por escenarios cubren solicitudes habituales, cambio de idioma, preguntas fuera de alcance y transferencia a tu personal.
- Revisamos contigo las grabaciones y los registros para confirmar respuestas, enrutamiento y los datos escritos en tus sistemas.
- Nada sale en directo hasta que has aprobado formalmente el comportamiento y el alcance.
- 05
Lanzamiento controlado
Salimos en directo de forma medida, a menudo empezando por el horario de cierre o los picos, de modo que observamos de cerca las primeras llamadas reales y no dejamos nada al azar.
Detalle técnico
- El tráfico inicial se limita por franja horaria o por tipo de llamada para que el rendimiento temprano sea fácil de observar y ajustar.
- Supervisamos las primeras conversaciones en directo y los registros que generan, y corregimos con rapidez donde haga falta.
- El alcance se amplía solo cuando la fase controlada se comporta tal como lo aprobaste.
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Optimización
Seguimos mejorando: revisamos conversaciones, afinamos respuestas y ampliamos el alcance solo cuando los resultados lo justifican. Es una colaboración continua, no una entrega y adiós.
Detalle técnico
- Las revisiones periódicas analizan cómo se resuelven las llamadas, dónde dudan los pacientes y qué respuestas conviene afinar.
- Los ajustes se acuerdan contigo antes de aplicarse, para que la recepcionista siga alineada con el funcionamiento real de tu clínica.
- Las nuevas capacidades e integraciones se añaden de forma deliberada, cuando son compatibles y realmente útiles.
Qué puedes esperar de nosotros.
La honestidad forma parte del producto. Algunas cosas que sí prometemos y otras que no.
Sin plazos inventados
Los tiempos dependen de tus sistemas y del alcance que elijas. Te daremos un plan realista, no una cifra pensada para arrancar una firma.
Apruebas cada paso
Nada llega a un paciente sin tu visto bueno. El alcance lo defines tú, y puedes acotarlo o ampliarlo en cualquier momento.
Medimos antes de ampliar
Empezamos poco a poco, observamos las llamadas reales y ampliamos el alcance solo cuando la evidencia lo respalda.
Ve la primera fase aplicada a tu clínica.
Una demostración privada es la forma más sencilla de empezar el análisis. Escucha a la recepcionista y luego cuéntanos cómo funciona de verdad tu recepción.